La plupart des apps d’emailing stoppent la séquence en cas de réponse du destinataire; pourquoi les réponses automatiques ne sont pas détectées et mettent fin à la séquence ?
Lorsque nous faisons une campagne email, nous recevons des réponses automatiques qui sont des annonces d’absence congés… qui sont vu comme une réponses et cassent la séquence.
Comment distinguer une réponse d’absence ou de départ à la retraite ?
Par contre, j’ai fait un test depuis un compte perso gmail en indiquant être absent ; pas reçu d’annonce d’absence émise par le serveur goggle et donc la séquence pour cette adresse n’a pas été interrompue.
Donc qu’est-ce qui fait que dans certains cas je reçois un email de réponse automatique et dans d’autres il y a une mise en OOO (out of office) mais sans message ?
Bonjour Renaud,
Ce serait bien que tu nous donnes les outils que tu utilises. Par exemple, je vais te donner l’exemple de SmartLead, qui a un système de pré-catégorisation dans sa Master Inbox pour les leads reçus. Dans le lancement de ma campagne, j’ai activé la catégorisation automatique, ce qui permet à l’IA de trier automatiquement les réponses en fonction de filtres prédéfinis. Un OOO, c’est un message automatique d’absence, et bien que les filtres de base soient utiles, ils ne suffisent pas toujours à 100 %, donc il faut les vérifier manuellement.
SmartLead propose aussi des systèmes automatiques qui permettent de relancer un contact en absence (OOO) à sa date de retour.
En restant sur SmartLead, il y a aussi une fonctionnalité pour créer ses propres filtres personnalisés. Par exemple, tu peux concevoir un filtre pour détecter spécifiquement les départs à la retraite, les congés maternité, etc. Cela permettrait de taguer automatiquement ces cas spécifiques pour une gestion plus ciblée.
Si tu n’utilises pas SmartLead ou si tu souhaites externaliser complètement, c’est aussi faisable en construisant une infrastructure plus poussée. On peut relier une API Claude ou une API OpenAI avec Make, le tout connecté à une Master Inbox externe. Là, chaque email serait lu et catégorisé par l’IA. Par contre, cela peut coûter cher en crédits API. Une fois catégorisées, des actions peuvent être déclenchées : les contacts peuvent être réinjectés dans des campagnes sur SmartLead, Lemlist ou autre, via API ou via Make. Selon la catégorie de la réponse, il est même possible d’extraire une date de retour pour relancer automatiquement le contact à cette date, avec un certain délai de reprise ajustable.
Attention, c’est un gros projet à monter, avec plusieurs étapes qui peuvent introduire des erreurs. Il est donc essentiel de monitorer le tout. Si tu traites un flux important de réponses, il est aussi nécessaire d’avoir une API suffisamment puissante pour gérer un nombre élevé de tokens.
J’espère avoir répondu à tes questions !
Je pense que tous les outils aujourd’hui ont cette fonctionnalité . Chez lgm on détecte ooo et on re planifie les prochaines actions quelques jours après la date de retour détectée dans l’e-mail.
Ah ouais et si la personne est décédé tu replanifies quand ?
oui rigole pas j’ai le cas ; Retraité-Décès et on a dev un fonction avec archivage automatique des données
Bonjour Louis
Nous sommes full Zoho ; les emails, le CRM qui embarque des fonctions de campagne et zoho campaign qui est du marketing mail (mailchimp etc…)
De base ils ne permettent pas de « bloquer » une réponse automatique, de la traiter même manuellement puis suivant le cas de poursuivre la séquence
Nous n’avons pas des gros volumes (genre 100-200/jours) mais réguliers ce qui fait que chaque séquence est interrompu qu’il faut traiter pour remettre dans une autre séquence c’est chronophage.
Il est possible de développer des fonctions personnalisées avec leur langage « deluge » ou même je crois python.
Ils ont un genre de make (zoho flow) et des connexions API sont possibles et assez ouvertes.
Nous avons commencé a tester comment filtrer les mails reçus dans zoho mail avec des REGEX mais je ne sais pas si ça peut être en amont du CRM pour interrompre le traitement du mail .
Nous avions essayé LList, produit sympa mais avec une mise en place approximative du consultant.
Si je trouve une produit miracle je peux envisager de faire une exception et sortir une partie de zoho qui ne fait pas tout bien mais en restant dans un même environnement la maintenance est simplifiée.
Voilà pour ce complément et merci car tu m’as donné des pistes de réflexion
Le CRM de Zoho intègre une nouvelle fonction « Cadence » pour envoyer des campagne emails avec des fonction workflows depuis son compte mail au lieu d’une adresse IP.
ATTENTION car j’aimerais comprendre ce qu’on appelle réponse automatique ; un messade d’absence ou une info cachée dans l’entête du mail ??
Exemple ; En OOO depuis mon compte gmail, je m’adresse un mail dans une « cadence » et lorsque j’ai reçu le mail, ça n’a pas déclenché d’envoi de message d’absence de la part de gmail vers Zoho
Et zoho n’a pas détecté le mail comme étant répondu.
Alors que les autres dont je recevais un message d’absence, avec un objet " Réponse Automatique" étaient considérés comme ouvert ce qui interrompt la « cadence »
Des idées sur les réglages possibles ???
Plus de respect ici. C’est la killer feature 